【本の要約・レビュー】「要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑」～要領が悪い人はどうすれば良い？　効果的なテクニックを紹介～

皆さんは仕事やプライベートで、
「なんで自分はこんなにも要領が悪いんだろう」
「人が普通に出来ていることが出来ない」

そんな風に感じたことを一度はあるのではないでしょうか？
本書は以下のような悩みを持つ方向けて書かれた本です。

●仕事をつい先送りしてしまう。
●抜けもれや物忘れが多い。
● l つの仕事に集中出来ない。

著者自身も同様の悩みを持っていて、
その体験談から得たアイディアを用いたアドバイスを教えてくれます。

ちなみにこの本で目指しているゴールは、
”仕事がめちゃくちゃ出来るような人になる”ではありません！

”会社に安心して通い続けられるくらいのレベルの人になること”を
目指して書かれています。

なので、本書は「バリバリ活躍したいぜ」と
いう人には向いていません。

とはいえ本書の内容を実践することでかなり効果を感じることができたので、
ご紹介いたします。

『要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑』の概要

出版社：サンクチュアリ出版
発売日：2020/4/7
ページ数： 216ページ
この本の読書難易度は★5中★2です。

今回ご紹介する本はこんな人におススメです。

・いわゆる”人並み”の仕事ができるようになりたい。
・ミス等が多くて毎日仕事に行くのがつらい。

『要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑』から学んだこと、
心に残ったこと

仕事の基本は手順書を書くこと！

さてまずは仕事の基本について紹介していきます。
それは「手順書を書くこと」
本書ではこのように紹介されています。

1 名前をつけて書き出す
2 タスクの手順を書く
3 「誰がやるべきなのか」を明確にする
4 タスクと手順に、仮の締切を入れる
5 最初の手順だけに注目する

5番だけ分かりづらいかと思いますが、これは手順書の項目が増えていくと
「まだやることが沢山ある」とプレッシャーを感じてしまうので
”他の項目は隠すなりして見えなくして一つずつ潰していきましょう”ということです。

私もこの手順書を早速作ってやってみました。
やってみた感想ですが、１、２、３だけでも十分だと思いました。
（３～４は重要は仕事の時に手順書に入れればよいかなと）

我々が仕事でミスをするときって、
仕事の全体像が分かっていない時が多くないでしょうか？

なんとなく仕事を進めていくから、
途中で躓くとどの方向に修正すればよいか分からないし、
どこがゴールかも分からない。

そして悪循環に陥り、ミスが頻発してします。
ところが、この手順書をつくると

①タスクを書き出して手順を書かないといけない為、仕事のゴールが否応なしに分かる。
②テンパった時も、自分がやるべきことは取り合えずわかる。
③何回も手順を繰り返し行うことで頭に手順が刷り込まれていき、スピード、安定度が上がっていく。

特に３の効果は大きいです。
毎回同じ手順を繰り返し行うことで、頭と体で作業を覚えていきます。

結果として、どんどんその作業の安定度やスピードが増していくのを感じました。

手順書を書く時のコツ　なるべく仕事は細分化する

手順書の大切さがわかったところで、その書き方のコツです。
それは「なるべく仕事のタスクは細分化して書く」
ということです。

ここでフワッとタスクを書き出すと、手順書の意味がありません。
例えば

①経理からの売り上げエクセルデータを確認する。
②問題がなければ、データを営業部にメールで送る。

これでも一見良さそうに見えますが、具体的な行動が
抜け落ちています。

①経理からの売り上げエクセルデータのC列の数字が全て100万以上であることを確認する。
②経理からの売り上げエクセルデータのE列の数字が全て200万以上であることを確認する。
③営業部に送るメールにエクセルデータを添付する。
④宛先が〇〇さんと、〇〇さんになっていることを確認する。

すこし大げさに書きましたが、このように細かく書くことで、
本当の意味での手順書になります。

またここまで細かく書いてあるので、
この手順書がそのままチェックリストになります。

特に定型的な業務においては、この手順書は大きな力を発揮しますので
最初は作るのが面倒くさくてもぜひやってみてください！

電話対応が苦手　まずは聞くことに徹底すること！

電話対応が苦手な方も多いと聞きます。

どんな人からどんな用件でいつかかってくるかわからない。

こちらは何の準備もできないまま話始めるので、
心の準備が出来ずに不安を感じているのではないでしょうか。

電話対応のステップは大きく分けて2つです。

①相手の言いたいことを正確に把握する
②相手の要求に応える

そして電話対応で一番大切なのは①です。
相手の言いたいことを、正確に聞いてメモを取る。

これが出来れば電話対応の仕事の９割は終わったも当然です。
相手の連絡先もきちんと聞いておけば、不明点があったりしたら
後でかけなおせばいいのです。

電話対応が苦手な方は相手が話している間に
「何て答えよう・・・？」と考えてしまい
相手の話を正確に聞けていない時が多くはないでしょうか？

私も仕事で多くの電話対応をします。

仕事に慣れていない頃は「なんて返答すればいいのか・・・？」
と考えながら話を聞いていたので、相手の話を正確にきけず、
何度も聞き返したりして相手に迷惑をかける時もありました。。。。。

それでは上手に相手とコミュニケーションを取ることはできません。
まずはキチンと相手の話を聞く！これが大切です。

本の内容を実践してみて～地味ながら、効果絶大な手順書～

本の内容で一番役に立ったのは手順書です。
仕事って慣れてくると、
マニュアルとかを見ずに仕事を進めることって多々あると思います。

そうしていると思わぬミスや見落としが
起きたりしますよね。

「慣れてくる頃が一番危ない」とはよく言ったものです。

この手順書を作ることでまずは仕事の「抜け漏れ」が激減しました。
あと万が一抜け漏れが発生したとしても、
何が漏れているのかが手順書と照らし合わせると直ぐにわかります。

あと個人的に思ったことなのですが、
完ぺきな手順書を作ろうとすると、私のような面倒くさがりは挫折します（笑）

私の場合は、絶対にミスをしたくない部分に関して
すごく細かい手順書を作ります。
その他はざっくりとした手順書をつくるか、
もしくは作りません（笑）

しかしそれで充分効果を発揮してくれているので大満足です。

本書で紹介されているハウツーは直ぐに実践できるものばかりです。
仕事で悩んでいる方がいれば、ぜひ手に取って読んでみてください！